Po podpisie nowelizacji VAT przechodzimy z fazy planów do obowiązku e-fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Kluczowa konsekwencja operacyjna: faktura ustrukturyzowana jest uznawana za wystawioną i doręczoną w chwili nadania numeru KSeF — to moment, do którego trzeba dopasować obieg, akceptacje i rozrachunki.
Harmonogram w skrócie
Obowiązek startuje etapowo: od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych. Ustawodawca przewidział też odroczenia dla najmniejszych podmiotów, ale praktyka rynku (współpraca z dużymi odbiorcami) i tak wymusi wcześniejszą gotowość do odbioru e-faktur w przypadku współpracy z większymi przedsiębiorcami.
Miękkie lądowanie dla najmniejszych
W 2026 r. obowiązują ułatwienia: przejściowo możliwe będzie wystawianie faktur z kas rejestrujących (na paragon z NIP), a administracyjne podejście do błędów w KSeF ma być łagodniejsze. Ważna zmiana dotyczy płatności: numer KSeF w tytule przelewu staje się obowiązkowy od 1 sierpnia 2026 r., więc pierwsze półrocze to czas na testy i dopracowanie szablonów.
Numer KSeF: jak przygotować bankowość
Od sierpnia 2026 r. tytuły przelewów muszą zawierać identyfikator z KSeF (więcej w temacie na https://www.comarch.pl/krajowy-system-e-faktur-ksef/) – także przy MPP. W praktyce oznacza to: aktualizację formatek w bankowości, reguły dopasowania po stronie ERP/FK, obsługę wielu faktur w jednym przelewie oraz wyjątki (np. płatność za dokumenty z okresu niedostępności systemu). Im szybciej o to zadbasz, tym później mniej „wiszących” rozrachunków po starcie obowiązku.
Tryb offline24 i awarie: dwa różne scenariusze
Offline24 to dobrowolny tryb na wypadek braku łączności „tu i teraz”: wystawiasz e-fakturę w aktualnym schemacie (FA(3) od 1 lutego 2026 r.) i najpóźniej następnego dnia roboczego wysyłasz ją do KSeF po numer. Inny reżim obowiązuje przy oficjalnej awarii systemu — wtedy liczy się termin po zakończeniu awarii, a w określonych przypadkach jest możliwy dłuższy czas na dosłanie faktur. W tym przypadku istotny jest SOP – ustal kto uruchamia tryb, gdzie prowadzisz rejestr, jak monitorujesz dotrzymanie terminów.
Nadanie numeru KSeF a proces księgowy i sprzedażowy
Skoro doręczenie i wystawienie przypisane są do nadania numeru KSeF, zespoły sprzedaży, księgowości i kontrolingu powinny zsynchronizować punkty kontrolne: statusy „wysłano/odebrano”, okna czasowe na weryfikację korekt oraz automatyczne alerty, kiedy dokument „stoi” między wysyłką a doręczeniem. To zmniejsza liczbę wymaganych korekt na koniec okresu i ułatwia zamknięcie miesiąca.
Wcześniejsze przygotowanie przyspiesza wdrożenie
Prawidłowe i przemyślane przygotowanie jest kluczowe dla sprawnego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur. Oto obszary, na które warto zwrócić szczególną uwagę:
- Kartoteki i walidacje – ujednolicenie danych (NIP, adresy, warunki płatności) jest niezbędne. Warto rozważyć automatyczne blokowanie transakcji B2B, w których brakuje numeru NIP oraz wbudowanie kontroli stawek VAT i poprawności adresów bezpośrednio w system ERP.
- Integracja i monitoring – konieczne jest wdrożenie API KSeF 2.0 oraz stworzenie mechanizmu do logowania wysyłek i odrzuceń. Włączenie alertów o przekroczeniu czasu (SLA) na reakcję pozwoli na szybkie rozwiązywanie problemów.
- Uprawnienia i role – precyzyjne przypisanie ról w systemie jest kluczowe. Określ, kto może wystawiać i korygować faktury, a kto ma uprawnienia tylko do ich odbioru. Pamiętaj również o nadaniu odpowiednich uprawnień biuru rachunkowemu.
- Płatności – przygotuj szablony tytułów płatności, które będą zawierały numer KSeF. Stwórz również reguły do automatycznego dopasowywania (matchingu) płatności, zwłaszcza tych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP) i przelewów zbiorczych.
- Standardowe procedury operacyjne (SOP) na wyjątki – zdefiniuj jasne procedury postępowania w przypadku problemów, rozróżniając wysyłkę offline (np. w ciągu 24 godzin) od awarii systemu. Prowadź rejestr takich przypadków, przypisując konkretnym osobom odpowiedzialność za ich obsługę.
Współpraca z dużymi odbiorcami – gotowość do odbioru faktur „przed terminem”
Duże firmy od 1 lutego 2026 r. będą wystawiać i oczekiwać odbioru dokumentów w KSeF. Jeśli oferujesz usługi takim podmiotom, praktycznie od tej daty musisz mieć wdrożony dekretację i elektroniczną akceptację dokumentów. Dlatego, aby uniknąć ryzyka, już teraz warto zadbać o automatyzację tych procesów. Pozwoli to na płynną i efektywną współpracę.
Struktura FA(3) i załączniki
Od lutego 2026 r. obowiązuje FA(3). To dobry moment, by przeprowadzić kontrolę wypełniania pól oraz ustalić zasady dla załączników (gdzie lądują, kto ma wgląd, jak udostępnić audytorowi). Ład informacyjny zmniejsza liczbę odrzuconych dokumentów po stronie KSeF i przyspiesza rozliczanie transakcji.
Plan na 90 dni – wejdź w system bez turbulencji
- Dzień 1–30: audyt danych i ścieżek faktury, decyzja o integracji, matryca ról, szkic SOP dla offline24/awarii.
- Dzień 31–60: konfiguracja walidacji w ERP, testy z odrzuceniami i korektami, pilotaż z wybranymi kontrahentami.
- Dzień 61–90: wpięcie schematów płatności z numerem KSeF, monitoring jakości i alerty, szkolenia użytkowników.
Dostosuj podane ramy czasowe do daty, od której Twoja firma będzie objęta obowiązkiem.
Podsumowanie
Ramy prawne i techniczne są jasne: znamy dwie fale wejścia, zasady dla płatności i różnice między offline24 a awarią. To nie „dodatkowy moduł”, lecz nowa oś czasu dla faktury. Firmy, które dziś uporządkują dane, role i płatności, potraktują 2026 r. jak kontrolowaną zmianę, a nie kryzys operacyjny wywołany masowymi korektami.