W dzisiejszych czasach każdy może wystawiać faktury VAT za pomocą specjalistycznego oprogramowania. Mało kto do wystawiania faktur stosuje druki. Fakturę VAT należy wystawiać bez błędów, zwłaszcza w zakresie obliczeń kwot. Taka faktura VAT z błędem będzie wymagać korekty, chyba że wcześniej błąd wychwyci kontrola skarbowa. Dlatego tak pomocny w firmach jest program do wystawiania faktur VAT, działający w oparciu o aktualne przepisy podatkowe (w tym ustawy o VAT). W artykule wyjaśniamy, dlaczego warto kupić program faktura VAT.
1. Faktura VAT bez tajemnic
2. Jak w prosty sposób można wystawić fakturę VAT wg poszczególnych stawek podatku?
3. Jak przekazać dokumenty sprzedażowe nabywcy towarów i usług?
Temat podatku od wartości dodanej pojawił się w Polsce z początkiem lat 90. XX wieku. Faktury VAT istnieją w świadomości konsumenckiej od dawna. Firmy wystawiają swoim klientom faktury VAT lub bez VAT. Indywidualni nabywcy towarów lub usług najczęściej otrzymują paragony. Obowiązek wystawiania faktur VAT istnieje przy odpłatnej dostawie towarów lub usług w kraju, przy imporcie, przy eksporcie, przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów i przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów. Dla własnej wygody i oszczędzania czasu poświęcanego na dokumentację księgową każda firma powinna mieć program do wystawiania faktur. Do wystawienia faktury z tytułu dostawy towarów lub usług niezbędne są między innymi dane kontrahenta, wiedza o tym, jaką stawkę podatku należy zastosować, jaką cenę jednostkową netto ma dany produkt, termin płatności (licząc od daty wystawienia faktury) lub przedpłata (wówczas trzeba wprowadzić datę otrzymania zapłaty). Nie trzeba drukować faktur. Mogą to być faktury elektroniczne. Przykładowy wzór faktury VAT można zobaczyć na stronie internetowej producenta oprogramowania. Wystawienie faktury nie jest skomplikowane — każdy może się tego bardzo szybko nauczyć.
Faktura VAT bez tajemnic
Współcześnie każdy przedsiębiorca musi być na bieżąco z przepisami podatkowymi. W ostatnim czasie sporo zamieszania wprowadziły zmiany w prawie podatkowym. Dlatego tak ważne jest, by posługiwać się oprogramowaniem, które bazuje na zaktualizowanych przepisach. Chodzi o to, że nie każda firma ma w swoich strukturach dział księgowości, a nawet jeśli ma, to dla usprawnienia pracy z pewnością zdecyduje się na dobry program do wystawiania faktur VAT. Firmy, które korzystają z usług biur rachunkowych, i tak samodzielnie muszą wystawić na przykład fakturę sprzedażową lub fakturę korygującą. Natomiast jak najbardziej mogą dać dostęp księgowej do programu, na którym pracują. Firmy mają do wyboru kilka wersji oprogramowania. Może to być wersja na start, standardowa lub profesjonalna (najbardziej rozbudowana). Na fakturze VAT znajdują się dane o sprzedaży netto z podziałem na stawki VAT i dotyczące kwoty podatku VAT. Program wylicza też kwotę należności ogółem. Są firmy, które potrzebują wystawiać dokumenty takie jak faktura VAT marża. Nikt już nie musi przeliczać sumy wartości sprzedaży netto za pomocą kalkulatora. Nie musi też ileś razy sprawdzać, jak faktycznie jest z poszczególnymi stawkami podatku VAT.
Jak w prosty sposób można wystawić fakturę VAT wg poszczególnych stawek podatku?
Przede wszystkim w pierwszej kolejności należy wprowadzić do systemu sprzedawane produkty i usługi wraz ze stawką podatku VAT. Można stworzyć bazę kontrahentów lub można zaciągać ich dane z bazy GUS po NIP. Trzeba wprowadzić datę sprzedaży, termin i formę płatności. Oczywiście każda firma musi wprowadzić też swoje dane. Jeśli wszystkie niezbędne dane zostaną wprowadzone, to wystawienia faktur VAT może odbywać się wręcz w błyskawiczny sposób. Program umożliwia też wystawianie paragonów, raportów sprzedażowych i ewidencji VAT, dokumentów kasowych, przelewów bankowych, dokumentów importowych i eksportowych, faktur mobilnych i tym podobnych niezbędnych dokumentów (kilometrówka, prowadzenie magazynu). W standardzie są pliki JPK i integracja z KSeF. Program w wersji najbardziej zaawansowanej może nadać dostęp dla wielu podmiotów (na przykład dla biur rachunkowych). Program archiwizuje dane. Jeśli chodzi o interfejs, to jest kilka wersji językowych (polski, angielski, niemiecki i czeski). Producent zapewnia darmowe aktualizacje oprogramowania i bezpłatną pomoc techniczną, a także wirtualnego asystenta pomocy AI.
Jak przekazać dokumenty sprzedażowe nabywcy towarów i usług?
Typowym działaniem jest przekazanie faktury VAT w trakcie dostawy towaru. Dokument może być niezbędny w trakcie transportu własnego (w razie kontroli drogowej). W przypadku firm kurierskich faktura sprzedażowa może być włożona do przesyłki. Najwygodniejszą formą jest jednak elektroniczne przesyłanie faktur VAT. Dzięki temu fakturę można w każdej chwili wydrukować i zaksięgować. Sprzedawca ma dowód na to, że fakturę wysłał. Jeśli faktura jest wysyłana mailowo, to kontrahenci powinni sprawdzać folder ze spamem, gdyż bardzo często korespondencja wpada do spamu. Najlepiej jest zapytać klienta, jaki typ wysyłki faktury preferuje.